Приділіть увагу роботі з документами

28.07.18

Час стрімко і невпинно вносить корективи в усі галузі життя. Змінюються стереотипи відносин у ліквідовуються підприєм­ства, установи та органі­зації, утворюються нові об'єднання працівників з новими формами і мето­дами діяльності. Але існу­вання всіх, без винятку, структур базується на фундаменті неухильного ні законів.

Як театр починається здіяльність будь-якої органі­зації, установи, підприєм­ства, не дивлячись чи приватна це форма влас­ності, чи державна, чи громадська, починається практично з документу­вання своєї роботи. Без чіткої, оперативної роботи з документами неможливе виконання виробничих планів, фінансової звіт­ності, організаційного забезпечення виконання визначених статутних зав­дань.

 Відповідно до примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України визна­чено порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення, або передачі в архів уста­нови чи державний архів. Положення інструкції бову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів.

Як відомо, згідно з інструкцією, відповідаль­ність за організацію діло­водства в установі, органі­зації, підприємстві несе керівник.  В установах,організаціях, структурних підрозділах, у яких не ника з діловодства, ця робота покладається на спеціально призначену особу. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відряд­ження чи тривалої від­пустки, усі службові доку­менти, за вказівкою керів­особі, що її заміщає, з відміткою в реєстраційних книгах.

Документування управ­лінської діяльності полягає у фіксації за встановле­ними правилами на папе­управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управ­лінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом пев­ного часу або постійно.

Для визначення трива­лості зберігання документів, їх експертизи керівником в кінці кожного року затверджується но­менклатура справ, яка визначає конкретний пе­релік формування доку­ментів, необхідний і дос­татній для діяльності установи чи організації.

Закінчився діловодний рік і керівникам підприєм­ств, установ, організацій району, виконкомам сіль­ських і селищної рад бажано було б перші свої накази, розпорядження видавати з питань призна­чення відповідальних осіб за роботу з документами, листами, заявами і скар­та погодити з  архівним сектором Чечельницької РДА номен­клатури справ. Згідно з Законом України "Про Національний  архівний фонд та архівні установи» органи виконавчої влади, державні і комунальні підприємства, установи і організації забезпечують зберігання документів, утворених під час діяль­ності, використання відо­виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян. При водстві на рік, перегляді архівних документів, при потребі необхідно про­консультуватись з  архівним сектором, для про­ведення експертизи цін­ності документів, що зна­ходяться на зберіганні.

Не можна знищувати документи без експертизи їх цінності, вагомості і необхідності, а також без складання належних актів про знищення. Слід пам'ятати і зазначити в номенклатурі справ, що постійно зберігаються наказів, розпоряд­жень з кадрових питань, 75 років - особові справи працівників, особові ра­хунки працівників, пос­тійно  - документи атестаційних, кваліфікаційних і конкурсних комісій, 10 нагород.

Новітні технології, комп'ютеризація управ­лінських процесів забез­печує виготовлення якістиражування, передачу виконавцям на контроль, але копії фінансових документів, інформації, листи, передані елек­носії і направлятися в справи, відповідно до номенклатури. Служ­бовий документ повинен мати обов'язкові рек­ і стабільний порядок їх розміщення; найменування установи - автора документу, назву чається на листах), дату, індекс, номер вхідних чи вихідних (в залежності від типу документа), заголовок до тексту, виконання документа, справи.

Відсутність чіткої ро­боти з документами призводить до їх втрати, а це недопустимо, керів­ник  за   втрату  доку­ментації  несе   персо­нальну відповідальність, згідно чинного законо­давства,   а  тому   цим питанням слід приділити серйозну увагу.

Л.ТОРУНДА,

завідувач архівного сектору райдержадміністрації