Як виглядає електронна трудова книжка

13.05.20

ОБЛІК ТРУДОВОГО СТАЖУ

Зараз ведеться подвійний облік даних про тру­дову діяльність працівників. Як і раніше, на всіх на­йманих працівників роботодавці зобов'язані вести паперові трудові книжки. До них записують «трудо­ву» біографію працівника.

Крім того, постановою № 1084 запроваджено електронний облік трудової діяльності. Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб). Звісно, у такому Реєстрі поки що немає повної ін­формації про трудовий стаж, але процес уже роз­почався. І все йде до того, що незабаром ми повніс­тю перейдемо до електронного обліку трудового стажу.

До Верховної Ради Уряд передав законопро­ект від 27.12.2019 р. № 2686, який передбачає за­провадження обліку трудової діяльності праців­ників в електронній формі (перехід на електронні трудові книжки).

Крім того, у перехідних положеннях проекту Закону про працю закладені дві важливі норми.

По-перше, з дня набрання чинності Законом про працю трудова книжка перестане бути основ­ним документом про трудову діяльність працівни­ка.

По-друге, роботодавці протягом 3 місяців із дня набрання чинності цим Законом повинні бу­дуть видати трудові книжки працівникам.

Очевидно, що до цього моменту їх скан-копії мають потрапити до Реєстру застрахованих осіб.

Звісно, це ще законопроекти і невідомо, коли вони стануть законами. Але перехід на електронні книжки неминучий. Тож пропонуємо потихеньку знайомитись із ними.

ДЕ ЗНАЙТИ СВОЮ ЕЛЕКТРОННУ ТРУДОВУ КНИЖКУ?

Кожен найманий працівник уже зараз може «зазирнути» до своєї електронної трудової книж­ки. Відповідний сервіс уже працює на веб-сайті ПФУ.                      

Для цього потрібні всього дві речі.

1. Комп'ютер чи інший пристрій, який має до­ступ до Інтернету.

2. Електронний цифровий підпис (ЕЦП).
Сподіваємось, що з першим жодних проблем немає. А от сертифікати ЕЦП є далеко не у всіх пра­цівників. Однак засмучуватись не варто.

На сьогодні це не проблема.

Отримати електронний підпис досить просто, і до того ж зробити це можна безкоштовно. Якщо ви отримуєте зарплату на картковий рахунок, то звер­ніться до свого банку.

Багато банківських установ надають такі по­слуги своїм клієнтам. Якщо ні — можна звернутись до Інформаційно-довідкового департаменту ДПС, який надає електронні довірчі послуги, зокрема й фізичним особам.

Далі все просто.

Зайдіть на портал електронних послуг ПФУ. У правому верхньому куті на­тисніть поле «Вхід».

Потім потрібно обрати спосіб входу.

1.  Звичайні фізичні особи (працівники) мають обрати «Фізична особа». А от роботодавці (як юри­дичні особи, так і ФОП) мають обрати «Юридична особа».      

2.  Із списку АЦСК оберіть свого надавача послуг ЕЦП (в якому ви отримали електронний підпис).

3.  Укажіть шлях до вашого ключа ЕЦП та вве­діть свій пароль до нього.

Для входу до свого особистого кабінету за­лишиться натиснути зелену кнопку «Увійти з ЕЦП».

Зверніть увагу! Ваш ключ ЕЦП не обов'язково має бути записаний на захищений носій (токен). Для цього може підійти будь-який носій (звичай­на флешка, СД-диск чи жорсткий диск вашого комп'ютера). Згодом ПФУ має забезпечити можли­вість входу з використанням електронної системи.

ЯКА ІНФОРМАЦІЯ € В ОСОБИСТОМУ КАБІНЕТІ

Зайшовши до системи, застрахована осо­ба може побачити багато цікавої інформації про себе. Зокрема, можна перевірити інформацію про зарплату, яка була зазначена роботодавцем у ЄСВ-звітах, та дані про страховий стаж (якщо ви виявите, що зазначений страховий стаж значно менший, ніж реальний, — не панікуйте).

Там автоматично підраховується стаж лише за даними персоніфікованого обліку з 2004 року. Попередні періоди поки що не враховані. Хоча якщо ви заглянете до вашої електронної трудової книжки, то знайдете більше даних.

Як бачите, в електронній трудовій книжці вже є дані про прийняття на роботу та звільнення за даними, які роботодавці почали подавати ще з 1998 року. Але там немає повних даних, які були записані в паперову трудову книжку, зокрема і про займані посади. Для того щоб привести ці електрон­ні дані у відповідність із реальними, до Верховної Ради подано урядовий законопроект № 2686. Він передбачає, що всі дані з паперових трудових кни­жок будуть внесені до Реєстру застрахованих осіб.

Для цього у розділі «Комунікації з ПФУ» є сер­віс «Надання скан-копій трудової книжки».

Скористатись ним можуть як застраховані особи (працівники), так і роботодавці. Щоправда, останні поки що не дуже зацікавлені в тому, щоб вносити дані про трудову діяльність своїх праців­ників до Реєстру. Адже наразі жоден нормативний документ не зобов'язує їх це робити. Тому всі чека­ють відповідного закону.

Однак технічні можливості для цього вже є.

Перед внесенням скан-копій система видає коротку інструкцію.

Як бачите, сканувати можна:

—   або окремо кожну сторінку трудової книж­ки і зберегти їх;    І

—   або відразу всі сторінки трудової книжки і сформувати один (загальний) файл.

Натиснувши на кнопку «Продовжити», ви пе­рейдете безпосередньо до розділу завантаження.

Якщо ви зайшли у систему як фізична особа, то побачите власні дані.

Роботодавець може заповнити форму на свого працівника.

Потім потрібно натиснути кнопку «Додати файл» та обрати заздалегідь підготовлені скан-копії трудової книжки.

Не забудьте поставити «галочку» про те, що да­єте згоду на обробку персональних даних у спеці­альному полі. Нагадаємо: роботодавці мають від­правити скановану копію такої згоди.

Натискаєте «Відправити до ПФУ», і копія вашої трудової книжки буде передана до ПФУ.

Якщо працівник загубив трудову книжку чи в ній відсутня якась інформація про трудовий стаж, то потрібно буде надати скан-копії документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пен­сій за відсутності трудової книжки або відповід­них записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637. Такі скан-копії мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути при­датні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про се­рію та номер бланків документів.

Оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій докумен­тів здійснюватиме відповідальна особа органу ПФУ шляхом доповнення персональної облікової картки в Реєстрі застрахованих осіб інформацією, наявною в завантажених сканованих копіях документів.

Звісно, для цього у ПФУ мають бути відповідні трудові ресурси, адже цей процес автоматизувати не вийде — всі трудові книжки заповнені вручну.

Можливо, частину цієї роботи законодавець перекладе на роботодавців — щоб еони переда­вали разом зі скан-копіями вже сформований файл (електронну базу), який можна буде завантажити у систему (як це було під час запровадження елек­тронної податкової звітності).

Тож чекаємо, поки вийдуть відповідні закони і система запрацює на повну силу.